Как се прави бюджет на проект: преки и непреки разходи, опростени разходи, ДДС и съфинансиране

Редакция „Отворени покани“ · публикувано 4 ноември 2026 г.

Бюджетът на проекта е планът на дейностите, преведен в евро: всеки ред трябва да отговаря на дейност, да е допустим по правилата на програмата и да има обосновка на цената. При евросредствата в България голяма част от разходите вече се покриват с единни ставки, единични разходи и еднократни суми, затова първо проверете какви форми позволява поканата.

От дейностите към парите

Не започвайте от сумата, която искате. Вземете плана на дейностите и за всяка дейност запишете какво е нужно: хора и часове, пътувания, зали, материали, услуги, оборудване. Едва тогава поставете цена. Така оценителят вижда, че всеки разход служи на резултат, а вие виждате кои дейности са непропорционално скъпи.

Подредете редовете в категориите, които поканата задава – обикновено персонал, пътуване и престой, услуги, доставки, оборудване, непреки разходи. За бърза сметка с непреки разходи и съфинансиране ползвайте калкулатора за бюджет на проект.

Преки и непреки разходи

Преките разходи са пряко свързани с дейностите на проекта: заплатата на координатора за часовете по проекта, наемът на зала за обучението, хонорарът на лектора. Непреките разходи са общите разходи на организацията, които проектът ползва, но трудно се разделят: счетоводство, ток, телефон, офис консумативи.

Регламент (ЕС) 2021/1060, който урежда европейските фондове при споделено управление за 2021–2027 г., позволява непреките разходи да се покрият с единна ставка, без да се доказва всеки разход поотделно (чл. 54): до 7 % от допустимите преки разходи или до 15 % от допустимите преки разходи за персонал – и в двата случая без изчисление от държавата за определяне на ставката; до 25 % от допустимите преки разходи – само ако ставката е изчислена по справедлив, равнопоставен и проверим метод. Каква ставка се прилага в конкретната процедура, пише в условията за кандидатстване.

Опростени разходи в евросредствата

Освен възстановяване на реално направени разходи, безвъзмездната помощ може да бъде под формата на единични разходи, еднократни суми и финансиране с единна ставка или комбинация от тях (чл. 53, ал. 1). Когато общата стойност на операцията не надвишава 200 000 евро, помощта от ЕФРР, ЕСФ+, ФСП и още три фонда се предоставя задължително като единични разходи, еднократни суми или единни ставки, освен когато подкрепата е държавна помощ (чл. 53, ал. 2).

Две ограничения се пропускат често. Часовете, отчетени на човек за година или месец, не може да надвишават часовете, използвани за изчисляване на почасовата ставка (чл. 55, ал. 3). А ставката от 40 % по чл. 56 не се прилага, ако самите разходи за персонал са изчислени с единната ставка по чл. 55, ал. 1.

Еднократни суми в „Еразъм+“

В част от действията на „Еразъм+“ грантът е еднократна сума, а не възстановяване на отделни разходи. При малките партньорства кандидатът избира между 30 000 и 60 000 евро според оценката си за общата стойност на проекта и посочва каква част от сумата се пада на всяка дейност. Проектите за партньорство за сътрудничество избират между 120 000, 250 000 и 400 000 евро.

Условието за пълно плащане е всички дейности да са изпълнени с качеството, описано в предложението. Ако дейност не е изпълнена, е изпълнена частично или е оценена като незадоволителна, грантът може да бъде намален при окончателния доклад. Затова тук „бюджетът“ е най-вече реалистичен план на дейностите – не обещавайте повече, отколкото ще свършите.

Допустими и недопустими разходи, ДДС

Всяка програма има списък с допустими разходи в условията за кандидатстване. Регламент 2021/1060 изключва изрично някои разходи (чл. 64): лихви по дългове (с малки изключения), закупуване на земя за повече от 10 % от общите допустими разходи за операцията и ДДС – освен за операции с обща стойност под 5 000 000 евро (с ДДС) и за по-големи операции, при които данъкът не може да се възстанови според националното законодателство.

На практика за малките проекти по евросредствата ДДС може да бъде допустим, но правилото на конкретната покана има предимство. При други донори (фондации, фирмени програми, програми, управлявани от Брюксел) правилата за ДДС са различни – проверете дали сте регистрирани по ЗДДС и дали можете да ползвате данъчен кредит, преди да включите ДДС в бюджета.

Съфинансиране и собствен принос

Много програми не покриват 100 % от разходите. При малките партньорства в „Еразъм+“ Ръководството изрично посочва, че бюджетите се очаква да бъдат съфинансирани от други източници и че общата прогнозна стойност на проекта трябва да е по-висока от избраната еднократна сума.

Пример: общ бюджет 20 000 евро и изискване за 10 % собствено участие означават 2 000 евро от вас и до 18 000 евро от донора. Запишете отделно откъде идва собственият принос – собствени средства, общинска подкрепа, дарение – и дали поканата приема непарични вноски (принос в натура). Регламент 2021/1060 допуска принос в натура като форма на възстановими разходи (чл. 53, ал. 1, буква а), но условията на процедурата определят дали и как.

Пазарни цени и избор на изпълнител

Оценителят проверява дали цените са разумни. Обосновете всяка по-голяма сума – с оферти, публични ценови листи или предишни договори. Добра практика е да съберете три независими оферти за по-големите доставки и услуги още при подготовката, дори когато поканата не го изисква изрично.

След одобрение изборът на изпълнител има свои правила. Ако организацията ви не е възложител по Закона за обществените поръчки, ЗУСЕФСУ (чл. 50) изисква процедура за избор с публична покана, когато безвъзмездната помощ е над 50 % от стойността на проекта и прогнозната стойност без ДДС е поне 50 000 лв. за строителство или поне 30 000 лв. за доставки и услуги (около 25 565 и 15 339 евро по фиксирания курс 1,95583). Поканата се публикува на Единния информационен портал, а срокът за оферти е поне 7 дни (чл. 51 и 52). Заложете това време в плана.

Бюджетна обосновка: какво да напишете към числата

• За всеки ред: какво точно се купува, за коя дейност, количество × единична цена, източник на цената.
• За персонала: роля, часове по проекта, начин на изчисляване на ставката.
• За пътуванията: кой пътува, откъде докъде, колко пъти и защо е нужно пътуването.
• За оборудването: защо е необходимо за резултатите и какво става с него след проекта.
• Сверете сумите в бюджета, във формуляра и в обосновката – разминаванията са сред най-честите въпроси на оценителите.

Подробностите за цялото предложение са в наръчника Как се пише проектно предложение. Ставките и праговете тук са по текстовете към 4.11.2026 г.; проверете актуалните условия в официалната покана.